BTO 1.1 Funktionstrennung und Votierung

Maßgeblicher Grundsatz für die Ausgestaltung der Prozesse im Kreditgeschäft ist die klare aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung.

Bei sehr kleinen Instituten kann auf die Votierung der beiden Bereiche verzichtet werden, wenn die Geschäftsleitung in die Vergabe risikorelevanter Kredite unmittelbar eingebunden wird und hierdurch eine ordnungsgemäße, den bestehenden Risiken angemessene Handhabung des Kreditgeschäfts sichergestellt bleibt. Insoweit müssen die Bearbeitung und die Beschlussfassung zu risikorelevanten Krediten von der Geschäftsleitung selbst durchgeführt werden. Auf eine Funktionstrennung kann nur verzichtet werden, wenn dies unter Berücksichtigung von Umfang und Komplexität des Kreditgeschäfts verhältnismäßig ist.

Bei Krediten an Mitarbeiter und an Geschäftsleiter können die aufbauorganisatorischen Anforderungen regelmäßig nicht eins zu eins umgesetzt werden, da es vor allem am Bereich Markt fehlt. Grundsätzlich hat bei solchen Kreditentscheidungen eine geeignete Stelle mitzuwirken, die nicht in die Kreditbearbeitung einbezogen ist (z. B. die Personalabteilung). Die eigentliche Bearbeitung kann ggf. auch von den für die Kreditbearbeitung zuständigen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Für Kreditentscheidungen bei Geschäften, die unter Risikogesichtspunkten als nicht wesentlich einzustufen sind, kann das Institut bestimmen, dass nur ein Votum erforderlich ist („nicht-risikorelevante Kreditgeschäfte“). Der Verzicht auf das zweite Votum ist auch dann möglich, wenn Kreditgeschäfte von Dritten initiiert werden. Insoweit ist die aufbauorganisatorische Trennung zwischen Markt und Marktfolge nur für Kreditgeschäfte maßgeblich, bei denen zwei Voten erforderlich sind. Falls ein zweites Votum nicht erforderlich ist, ist eine angemessene Umsetzung der Anforderungen an die Prozesse im Kreditgeschäft gemäß BTO 1.2 sicherzustellen.

Vom Einholen eines weiteren Votums kann bei der Initiierung durch Dritte auch dann abgewichen werden, wenn die Entscheidungsabläufe so stark normiert werden (z. B. im Rahmen gesetzlicher Vorgaben wie dem Wohnraumfördergesetz), dass es zu einer Standardisierung der Abläufe im Institut und damit zu einer Beschränkung der Ermessensspielräume bei der Kreditvergabe kommt.

In einem gewissen Umfang sind Bagatellgrenzen im Rahmen der Abgrenzung des risikorelevanten Geschäfts sachgerecht. So sind Vereinfachungen bei einem zusätzlichen Kreditantrag über einen relativ geringen Betrag denkbar, auch wenn das Gesamtobligo des Kunden als risikorelevant eingestuft wird.

Erläuterung

Abgrenzungen zwischen risikorelevantem und nicht-risikorelevantem Kreditgeschäft
Die Abgrenzungen zwischen risikorelevantem und nicht-risikorelevantem Kreditgeschäft sind von jedem Institut eigenverantwortlich und unter Risikogesichtspunkten festzulegen. Zu den nicht risikorelevanten Kreditgeschäften dürfte z. B. regelmäßig das standardisierte Mengengeschäft zu rechnen sein.

Initiierung durch Dritte
Vereinfachungen im Hinblick auf die Funktionstrennung sind auch dann möglich, wenn es sich um Kreditgeschäfte handelt, die von Dritten initiiert wurden. So ist es im Fördergeschäft in der Regel nicht erforderlich, zwei institutsinterne Voten einzuholen, da die Kreditgeschäfte häufig von einer Hausbank oder einer Beteiligungsgesellschaft initiiert werden. Vergleichbare Konstellationen ergeben sich z. B. bei Kreditgeschäften von Instituten über Händlerorganisationen, bei Bausparkassen über Handelsvertreter, bei Bürgschaftsbanken über Hausbanken oder, bezogen auf den Konsorten, vom Konsortialführer bei gemeinschaftlich vergebenen Engagements. Bei risikorelevanten Kreditentscheidungen muss das im Institut einzuholende weitere Votum grundsätzlich vertriebsunabhängig, also – sofern vorhanden – in der Marktfolge wahrgenommen werden.

Jeder Geschäftsleiter kann im Rahmen seiner Krediteinzelkompetenz eigenständig Kreditentscheidungen treffen und auch Kundenkontakte wahrnehmen. Die aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bleibt davon unberührt. Zudem sind zwei Voten einzuholen, soweit dies unter Risikogesichtspunkten erforderlich ist. Falls die im Rahmen einer Krediteinzelkompetenz getroffenen Entscheidungen von den Voten abweichen oder wenn sie vom Geschäftsleiter getroffen werden, der für den Bereich Marktfolge zuständig ist, sind sie im Risikobericht besonders hervorzuheben (BT 2.2 Tz. 3).

Die Krediteinzelkompetenz kann nur durch einen Geschäftsleiter ausgeübt werden. Das Recht eines Geschäftsleiters, im Rahmen seiner Krediteinzelkompetenz eigenständig Kreditentscheidungen zu treffen, geht nicht automatisch auf seinen – unterhalb der Ebene der Geschäftsleitung angesiedelten – Vertreter über.

Auch bei risikorelevanten Kreditentscheidungen, die von der gesamten Geschäftsleitung oder von mehreren Geschäftsleitern gemeinsam getroffen werden, sind grundsätzlich eine sachgerechte Bearbeitung sowie das Einholen zweier Voten aus den Bereichen erforderlich.

Das Institut muss sicherstellen, dass Kreditentscheidungen unvoreingenommen und objektiv sind und nicht durch Interessenkonflikte beeinträchtigt werden, z. B bei privaten Beziehungen zwischen einem Kreditnehmer und Kreditentscheider. Es muss eine klare und konsistente Kompetenzordnung für Entscheidungen im Kreditgeschäft festlegen. Für den Fall voneinander abweichender Voten sind in der Kompetenzordnung Entscheidungsregeln zu treffen: Der Kredit ist in diesen Fällen abzulehnen oder zur Entscheidung auf eine höhere Kompetenzstufe zu verlagern (Eskalationsverfahren). Die hierarchische Einbindung der Mitarbeiter, die über den Kredit entscheiden, muss dem Kreditrisikoappetit sowie den Strategien und Limiten für Kredite entsprechen und auf das Geschäftsmodell der Institute abgestimmt sein.

Die Entscheidungsbefugnisse und -beschränkungen jedes Entscheiders müssen klar beschrieben sein, ebenso der etwaige Einsatz automatisierter Modelle.

Bei der Übertragung von Befugnissen für Kreditentscheidungen (einschließlich Limite) an Mitarbeiter müssen die Institute die Besonderheiten der dieser individuellen Entscheidungsbefugnis unterliegenden Kreditfazilitäten berücksichtigen. Dies umfasst auch ihre Größe und Komplexität sowie die Arten und Risikoprofile der Kreditnehmer.