AT 5 Organisationsrichtlinien

Die Organisationsrichtlinien müssen vor allem Folgendes beinhalten:

• a) Regelungen für die Aufbau- und Ablauforganisation sowie zur Aufgabenzuweisung, Kompetenzordnung und zu den Verantwortlichkeiten, inkl. der Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten gemäß § 25c Abs. 4a Nr. 8 KWG,
• b) Regelungen hinsichtlich der Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und -controllingprozesse,
• c) Regelungen zur Internen Revision,
• d) Regelungen, die die Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben (z. B. Datenschutz, Compliance) gewährleisten,
• e) Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen,
• f) abhängig von der Größe des Instituts sowie Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten, einen Verhaltenskodex für die Mitarbeiter.

Erläuterung

Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten
Die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten aller Mitglieder der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter der unmittelbar der Geschäftsleitung nachgelagerten Führungsebene, einschließlich der Inhaber von Schlüsselfunktionen, sind personenspezifisch in individuellen Erklärungen festzulegen. Das Institut muss regelmäßig überprüfen, ob die Mitarbeiter die übertragenen Aufgaben erfüllen und angemessene Maßnahmen ergreifen, sofern dies nicht der Fall ist. Das Institut muss ferner eine zu den individuellen Erklärungen konsistente Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten der vorgenannten Personen sowie über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Aufsichtsorgans erstellen, inkl. einer Darstellung der Berichtslinien und Zuständigkeitsbereiche. Diese Übersicht soll verständlich darstellen, wie die Management- und Governance-Strukturen des Instituts aufgebaut sind und funktionieren. Die individuellen Erklärungen und die Übersicht der Aufgaben sind regelmäßig auf Aktualität zu prüfen.

Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen
Die Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen haben die zentralen Phasen des Lebenszyklus von Auslagerungsvereinbarungen zu umfassen und Definitionen der Grundsätze, Zuständigkeiten und Prozesse zu enthalten.